Automatizó las consultas del salón de bodas de su mamá con un agente y le liberó más de 120 horas al mes

Qué hizo

La madre del autor tiene un salón de bodas en el sur de Italia. Recibe entre 15 y 20 consultas de parejas por correo cada día, y cada una le tomaba de 20 a 30 minutos: registrar a la pareja en un sistema de clientes de hace 10 años, responder con un correo personalizado, enviar un cuestionario, preparar el presupuesto y seguir la conversación hasta firmar el contrato. Eso se comía entre el 70 y el 80 % de su semana.

El autor y su socio, que desarrollan un agente de IA de código abierto para empresas, lo instalaron en el negocio. El agente recibe cada correo nuevo, reconoce si es una consulta de boda con filtros que él mismo armó mirando ejemplos, y sigue un instructivo escrito para cada paso del proceso. Como el sistema de clientes no tenía forma de conectarse, el agente aprendió a operarlo por su cuenta.

La clave fue la confianza: la dueña no confiaba en la IA, así que definieron qué acciones puede hacer el agente solo y cuáles necesitan su aprobación. Por ejemplo, enviar un correo requiere que ella apriete “aprobar” en una notificación. Además, cada vez que ella corrige algo, el agente ajusta sus instrucciones.

Después de tres semanas, la consulta típica se procesa en unos 5 minutos y ella solo interviene en casos especiales, como bodas muy grandes. Según el autor, cuesta unos 350 dólares al mes y le ahorra más de 120 horas mensuales. Ten en cuenta que el autor es cofundador de la herramienta que usaron.

El prompt

Prompt reconstruido por Copia y Crea a partir del proceso descrito (el autor no publica sus instrucciones). Sirve para empezar con un asistente que redacta borradores; la automatización completa requiere conectar el correo.

Eres el asistente de atención de [NOMBRE DEL NEGOCIO], un [TIPO DE NEGOCIO] en [CIUDAD].

Cuando te pegue un correo de un cliente:
1. Dime si es una consulta real o no (publicidad, proveedor, spam).
2. Si es una consulta, extrae en una lista: nombre, fecha del evento, cantidad de invitados, presupuesto si lo menciona y preguntas que hace.
3. Redacta una respuesta cálida y breve en el idioma del cliente que:
   - responda solo con la información que te doy abajo,
   - adjunte o mencione el cuestionario: [ENLACE AL CUESTIONARIO],
   - proponga un siguiente paso concreto (visita, llamada o presupuesto).
4. Si falta información para responder bien o el caso es especial (más de [N] invitados, fechas ya ocupadas, descuentos), no respondas: escribe "REVISIÓN HUMANA" y explica por qué.

Información del negocio:
[PRECIOS, CAPACIDAD, FECHAS DISPONIBLES, QUÉ INCLUYE CADA PAQUETE]

Cómo replicarlo

1. Mide cuánto tiempo te toma hoy cada consulta y cuántas recibes por día.
2. Escribe paso a paso qué haces con cada consulta, como si se lo explicaras a un empleado nuevo.
3. Empieza con el prompt: pega cada correo y usa el borrador, corrigiéndolo cuando haga falta.
4. Cuando confíes en los borradores, conecta tu correo con un agente o una herramienta de automatización (n8n, Make o Zapier) y deja que prepare las respuestas como borradores.
5. Define por escrito qué puede hacer solo y qué necesita tu aprobación, y no relajes esa regla hasta tener semanas sin errores.

Ideas para adaptarlo

• Salones de eventos, hoteles pequeños y casas rurales: el mismo flujo sirve para consultas de disponibilidad y presupuestos.
• Fotógrafos y organizadores de eventos: filtrar consultas, enviar el cuestionario y preparar la cotización inicial.
• Negocios que atienden por WhatsApp: usar la misma lógica de “aprobar antes de enviar” con mensajes en lugar de correos.